"26% van de horeca plant nog met Excel: Waarom dat je toekomst kost"

Software-expert John Heesmans waarschuwt: "Dat is een kwestie van tijd dat je wordt ingehaald"

"We registreren dat bij potentiële klanten die naar ons op zoek zijn," vertelt John Heesmans van Rabbit Apps & Software. "Dat is vaak inderdaad Excel of soms nog erger - dat er gewoon een pdf of in WhatsApp de planning gedeeld wordt."

Als specialist in personeelsplanning software voor de horeca ziet John dagelijks de gevolgen van achterhaalde planningsmethodes. Uit recent onderzoek blijkt dat maar liefst 26% van de horecabedrijven nog steeds met papier of Excel hun personeel plant - een percentage dat hij "inderdaad groot" noemt.

Het Excel-probleem: meer dan alleen onhandig

"Excel is minder tastbaar als het gaat om gegevens," legt John uit. "Excel praat niet met een medewerker. Als je daar een wijziging in doet, dan krijgt niemand een bericht. En je hebt geen koppeling met omzetgegevens of echte personeelskosten."

Dit gebrek aan integratie heeft concrete gevolgen:

• Geen automatische communicatie bij roosters wijzigingen

• Geen real-time kostprijs per medewerker

• Geen koppeling met omzetgegevens voor productiviteitsmeting

• Handmatige processen die tijd en fouten kosten

De verborgen kosten van Excel-planning

John ziet in zijn praktijk regelmatig de impact van inefficiënte planning: "Als je heel veel dingen op papier doet, dan is dat een kwestie van tijd dat je wordt ingehaald. Je moet meegaan met de tijd."

De concrete schade voor een gemiddeld restaurant:

• Miscommunicatie over diensten en wijzigingen

• Overbezetting door gebrek aan real-time inzicht

• Gemiste besparingen omdat je niet weet wat personeel werkelijk kost

• Medewerkeronvrede door onduidelijke communicatie

Van chaos naar controle: de transformatie

"Vanaf dag 1 met die tastbare informatie speel je heel kort op de bal als het gaat om je personele inzet," beschrijft John het verschil dat moderne systemen maken. "Je creëert een rendementsvollere dag al voordat de dag aanbreekt."

Het verschil is fundamenteel:

Excel-planning:

• Statische spreadsheets zonder real-time data

• Handmatige communicatie over wijzigingen

• Geen inzicht in werkelijke personeelskosten

• Achteraf ontdekken wat het kostte

Moderne personeelsplanning:

• Live koppeling met kassa en salarissysteem

• Automatische notificaties bij wijzigingen

• Real-time kostprijs per medewerker

• Voorspellende analyses voor optimale bezetting

De 24-uur realiteit

"Vorige week had ik een afspraak en ter plekke werd het account ingericht. Die klant ging die dag gelijk aan de slag en de volgende dag was hij operationeel," illustreert John hoe snel de overgang kan plaatsvinden.

Deze snelheid ontkracht een veel gehoord argument: "Het kost een beetje geld, maar je krijgt zoveel tijdswinst voor terug. Daarnaast krijg je ook nog eens duidelijke communicatie en duidelijke data waar je je naar de toekomst toe kunt verrijken en iedere dag weer van leert."

Waarom bedrijven vasthouden aan Excel

John ziet verschillende redenen waarom horecaondernemers Excel blijven gebruiken:

• Onderschatting van de impact: "Ze denken vaak dat dit heel complex en moeilijk is, dat het duur is"

• Vrees voor verandering: Het bekende voelt veiliger dan het onbekende

• Kortetermijndenken: Focus op kosten in plaats van besparingen

"Maar er komt een keer een moment dat je echt voor de willige wordt gegooid en dat je toch die keuze moet gaan maken. En tot die tijd blijf je achterlopen."

De concurrentiedruk neemt toe

"Je moet gewoon meegaan in de digitale wereld," waarschuwt John. "Hou je bezig met AI, met digitalisering. Als je dit niet doet, dan word je aan alle kanten ingehaald. Dan heb je het nakijken bij je concurrent."

Dit is geen theoretische dreiging. John ziet het gebeuren: "Het kan uiteindelijk fataal zijn als je vasthoudt aan het oude. Als je blijft ondernemen van 'we hebben het altijd zo gedaan, dus we blijven het zo doen' - dan kan het uiteindelijk wel eens het einde betekenen."

De eerste stap uit de Excel-val

Voor ondernemers die nu nog vaszitten in Excel-planning heeft John een duidelijk advies: "Laat je even goed voorlichten in wat het je kan bieden. We kunnen dat heel goed beargumenteren tijdens een afspraak."

De implementatie hoeft niet complex te zijn:

1. Structuur aanbrengen: Afdelingen, functies en competenties correct inrichten

2. Data koppelen: Salarissysteem en kassagegevens integreren

3. Team trainen: Medewerkers wegwijs maken in het nieuwe systeem

   
   

"In de meeste gevallen hebben we binnen 24 uur het eerste contact en kunnen we binnen enkele weken een planning uitrollen waarbij je binnen enkele weken gewoon gedigitaliseerd bent."

De urgentie van nu

John's boodschap is helder: "26% van de horeca plant nog met Excel. Die achterstand is inderdaad groot." Voor deze ondernemers tikt de klok. Elke dag dat ze vasthouden aan Excel-planning is een dag dat ze concurrentievoordeel weggeven aan modernere collega's.

"Kort op de bal spelen, dat is een beetje ons motto," vat John samen. "En dat kan niet als je met Excel werkt."