Data-gedreven besluitvorming in de horeca: De case Winkel van Sinkel

In een branche waar onderbuikgevoel en ervaring lange tijd leidend waren, vertegenwoordigt De Winkel van Sinkel in Utrecht een nieuwe generatie horecaondernemers die data centraal stellen in hun bedrijfsvoering. Mede-eigenaar Dirk Velthuizen deelt hoe data-analyse zijn bedrijf heeft getransformeerd en tot betere beslissingen leidt.

Van onderbuikgevoel naar concrete cijfers

"Vroeger had je natuurlijk alle bonnen die je moest doen," herinnert Velthuizen zich. "Toen hadden we een systeem dat echt alleen maar bonnetjes op het scherm ging zetten." Deze traditionele aanpak maakte plaats voor een geïntegreerd systeem dat real-time inzichten biedt in alle bedrijfsprocessen.

"We hebben allerlei koppelingen gelijk gemaakt met alle andere systemen die we hebben, waardoor de data en cijfers die we nodig hebben up-to-date zijn," legt Velthuizen uit. Deze transitie naar datagestuurde besluitvorming heeft de bedrijfsvoering van De Winkel van Sinkel fundamenteel veranderd.

Personeelsplanning: De power van real-time data

Een van de meest impactvolle toepassingen van data-analyse binnen De Winkel van Sinkel is de personeelsplanning. "Wat je altijd op kunt sturen is personeelsinzet. Als je dat goed onder controle hebt, bespaar je enorm," stelt Velthuizen. "Er zijn twee grote posten waar je op kunt besparen: je inkoop en je personeel."

Het systeem biedt niet alleen planningsvoordelen, maar zorgt ook voor een flexibele aanpak tijdens de dienst zelf: "We hebben ook een app waarmee alle leidinggevenden op hun telefoon al kunnen zien of we al iemand naar huis kunnen sturen of niet." Deze real-time besluitvorming is cruciaal voor het beheersen van personeelskosten, vooral in een industrie waar marges onder druk staan.

"Als daar een kink in de kabel zit, dan sturen we of te veel mensen naar huis of het gaat de andere kant op," waarschuwt Velthuizen, waarmee hij het belang van betrouwbare data-integratie benadrukt.

Menukaart-optimalisatie door keiharde cijfers

Een verrassend inzicht dat data-analyse heeft opgeleverd, betreft de perceptie van populaire menu-items. "De keuken heeft dan een idee: dat loopt heel goed, dat verkopen we heel veel," vertelt Velthuizen. "Maar dan draai je zo'n mix uit met hardlopers, slapers en winnaars, en dan valt dat allemaal wel mee. Dan zijn het totaal andere gerechten die heel goed lopen, wat zij dus niet doorhebben."

Deze onverwachte inzichten hebben geleid tot een data-gedreven menukaart die optimaal is afgestemd op wat gasten daadwerkelijk bestellen, in plaats van wat het team dénkt dat populair is.

Kosten- en margemonitoring in real-time

Een ander voordeel is dat kostprijswijzigingen direct zichtbaar worden: "Als één ingrediënt van dat broodje kaas omhoog gaat in prijs, krijg je gelijk een waarschuwing: 'Let op, nu komt je bruto winst in gevaar.'" Deze directe feedback stelt Velthuizen in staat om snel te reageren: "Dan kun je ingrijpen en zeggen: oké, doe ik een andere kaas of ik haal hem van de kaart af omdat het mij teveel geld gaat kosten."

Voor een horecabedrijf dat opereert in een markt met dunne marges kan dit soort real-time kostprijsmonitoring het verschil maken tussen verlies en winst.

Automatische mise-en-place en voorraadoptimalisatie

De data-analyse reikt verder dan alleen menukaart en personeelsplanning. Ook de mise-en-place wordt geoptimaliseerd: "Je mise-en-place-lijsten worden geautomatiseerd. Als jij je tonijnsalade erin zet en je zegt 'ik haal zoveel porties uit een tonijnsalade', dan zegt het systeem op een gegeven moment: 'We hebben er nu zoveel verkocht, je moet nu vast weer een tonijnsalade gaan maken, want anders heb je morgen niks.'"

Dit vermindert voedselverspilling en voorkomt dat items uitverkocht raken, wat de klanttevredenheid ten goede komt. Bovendien bespaart het tijd voor het keukenpersoneel: "Probeer te automatiseren wat gewoon saai is voor iedereen maar wel moet gebeuren."

Keukenschermen voor optimale timing

De digitalisering heeft ook geleid tot een betere timing tussen keuken en bar: "We hebben nu de snelheid inzichtelijk. Soms gaat het eten sneller dan de drankjes. We kunnen voor bepaalde dagen het keukentempo iets omlaag zetten, zonder dat ons personeel erover hoeft na te denken."

Dit verbetert de gastervaring aanzienlijk: "De service, de beleving voor de gast, is dan ook weer goed. Ze krijgen eerst dat drankje en kort daarna het eten, in plaats van eerst het eten en dan nog tien minuten moeten wachten op het drankje."

Weerstand en acceptatie

De overgang naar datagestuurde besluitvorming ging niet zonder uitdagingen. "In de keuken wordt het toch wantrouwend bekeken," erkent Velthuizen. "'Dit klopt allemaal niet,' zeggen ze dan. 'Dat kan helemaal niet.' Nou, dat kan wel, want jij hebt het zelf ingevuld."

Zijn advies voor ondernemers die deze transitie nog moeten maken: "Ik zou ze gelijk mee laten groeien in het systeem, zodat ze er niet later mee geconfronteerd worden en dan weerstand krijgen."

Balans tussen data en menselijk inzicht

Hoewel data een centrale rol speelt in de bedrijfsvoering, benadrukt Velthuizen dat het menselijke aspect niet vergeten mag worden: "Als chef bent, vind je het leuk om nieuwe gerechten te bedenken, maar dat administratieve stuk blijft natuurlijk. Probeer te automatiseren wat gewoon saai is, zodat er meer tijd overblijft voor creativiteit."

Deze balans tussen data-analyse en menselijk inzicht, tussen efficiëntie en creativiteit, vormt de kern van Velthuizens benadering van horecamanagement.

Toekomstvisie: AI als volgende stap

Kijkend naar de toekomst, ziet Velthuizen een nog grotere rol weggelegd voor data-analyse, met name door de opkomst van kunstmatige intelligentie: "Ik denk dat AI een enorme rol gaat spelen in wat de verwachte drukte is op zaterdag en zondag in Utrecht. Met het weer, met alles wat er in de buurt te doen is, evenementen die juist weer mensen uit de stad weghalen."

Deze predictieve analyses zullen volgens hem leiden tot nog preciezere personeelsplanning en voorraadoptimalisatie, wat de efficiëntie verder zal verhogen.

Lessen voor andere horecaondernemers

Voor collega-ondernemers die overwegen de stap naar data-gedreven besluitvorming te maken, heeft Velthuizen een duidelijke boodschap: "Het lijkt misschien best wel wat geld om te investeren in dit soort systemen, maar begin er alsjeblieft gelijk mee. Het is veel moeilijker om dat later te implementeren."

Hij voegt eraan toe: "Wees niet bang voor innovatie. In het begin is het altijd veel werk, maar daarna weegt het altijd op tegen de investering. Als je het kunt doen, doe het vooral, want uiteindelijk levert het meer op."

In De Winkel van Sinkel bewijst Velthuizen dat data-gedreven besluitvorming niet alleen leidt tot betere bedrijfsresultaten, maar ook tot een verhoogde gasttevredenheid en een betere werkervaring voor het personeel. Een waardevolle les voor een industrie in transitie.