Van €1000 omzet naar €300 loonkosten: De formule voor rendabele personeelsinzet

"Bij wijze van spreken: je hebt €1000 euro omzet en je hebt 30% loonkosten behaald - in een hele mooie wereld," legt John Heesmans van Rabbit Apps & Software uit. "Dan betekent dat je van je duizend euro omzet €300 aan loonkosten hebt gespendeerd. Dat kun je live monitoren en bijsturen."

Deze eenvoudige formule vormt de basis van wat John 'kort op de bal spelen' noemt - het real-time optimaliseren van personeelsinzet op basis van actuele omzetgegevens.

De nieuwe realiteit van loonkostenpercentages

"Tien jaar geleden wilden we altijd met 30% loonkosten plannen," vertelt John. "Dat is gewoon niet realistisch meer in de markt waar we nu in zitten. Afhankelijk van het type horecabedrijf schommelt het rond de 35%. Er zijn genoeg bedrijven die rond de 40% zitten."

Deze stijging maakt real-time sturing crucialer dan ooit:

• 2014: 30% loonkosten als norm

• 2024: 35-40% loonkosten als realiteit

• Impact: Bij €520.000 jaaromzet is dit €52.000 verschil per jaar

Real-time productiviteit: van theorie naar praktijk

"Op het moment dat een product wordt aangeslagen op de kassa, is dat het moment dat je productiviteit gemeten wordt," legt John uit. "Niet één keer per maand bij de accountant, maar real-time."

Deze directe koppeling tussen omzet en personeelskosten maakt het mogelijk om:

• Live bij te sturen bij afwijkende prestaties

• Proactief te handelen in plaats van achteraf ontdekken

• Dagelijks te optimaliseren in plaats van maandelijks corrigeren

De productiviteitsformule uitgelegd

John hanteert twee hoofdmaatstaven voor personeelssturing:

1. Loonkostenpercentage: "Van je €1000 omzet ga je €300 uit aan loonkosten = 30% loonkostenpercentage"

2. Productiviteit (omzet per uur): "Je kunt dit ook omzetten in productiviteit - omzet per uur - wat ook een maatstaf is waarop je gedurende de dag, zelfs live, je bedrijfsvoering kunt bijsturen."

Praktische toepassing: wanneer en hoe bijsturen

"Op het moment dat je ziet dat je productiviteit aan het zakken is, dus dat je per uur minder omzet behaalt dan een uur geleden, houdt dat in dat je moet zorgen dat je omzet weer omhoog gekrikt wordt," instruceert John.

Concrete acties bij dalende productiviteit:

• Motiveren van medewerkers voor meer upselling

• Bijverkoop stimuleren door gerichte acties

• Personeelsinzet aanpassen door iemand naar huis te sturen

"Of je gaat sturen op je medewerkers op dat moment."

Van Excel naar real-time inzicht

Het verschil met traditionele methodes is fundamenteel:

Excel-planning:

• Maandelijkse controle achteraf

• Geen koppeling met kassagegevens

• Geschatte kostenplaatjes

• Reactief bijsturen

Real-time systeem:

• Live inzicht tijdens de dag

• Directe koppeling kassa-personeel-kosten

• Exacte kostprijs per medewerker per uur

• Proactief sturen

"We koppelen met het salarispakket, halen bruto uurlonen op en verhogen dat tot een tarief per uur - dus een echte kostprijs per uur in het rooster per medewerker."

Afdeling-specifieke sturing

"We doen dat ook op afdeling nauwkeurig," vertelt John over ketens. "Managers en eigenaren kunnen inzoomen per filiaal, maar ook per afdeling. Als je ziet dat het ergens buitensporig loopt, kun je je concentreren: ligt dat bij de bediening of bij de keuken?"

Deze granulariteit maakt gerichte verbetering mogelijk:

• Keuken: Te hoge kosten door overbezetting of inefficiëntie

• Bediening: Te weinig omzet per ingezette medewerker

• Bar: Disproportionele kosten ten opzichte van drankverkoop

Automatische notificaties bij afwijkingen

"Op het moment dat er een bepaald percentage in omzet ineens afwijkt door bijvoorbeeld het weer, dan moet die eigenaar op de hoogte zijn dat hij zijn rooster moet checken. Dus dat notificeren we," legt John uit.

Deze proactieve waarschuwingen voorkomen:

• Overbezetting bij onverwacht rustige dagen

• Onderbezetting bij plotselinge drukte

• Late reactie op veranderende omstandigheden

Gemiddelde besteding als stuurmechanisme

"De gemiddelde besteding van een gast halen we op uit de kassa," vertelt John. "Als ik weet hoeveel gasten ik mag verwachten op een bepaalde dag, dan weet ik: gasten maal gemiddelde besteding is mijn omzetverwachting waar ik mijn personele bezetting op kan bijstellen."

Praktijkvoorbeeld:

• 100 verwachte gasten × €22 gemiddelde besteding = €2200 verwachte omzet

• 35% loonkosten = €770 beschikbaar voor personeel

• €15 kostprijs per uur per medewerker = 51 uur beschikbaar

• Optimale verdeling over dag en afdelingen

Upselling en kassaondersteuning

John ziet ook kansen in kassaondersteuning voor betere productiviteit: "Bij het aanslaan van een koffie verschijnt 'gebakje bij: ja of nee'. Dan spoor je de medewerker aan om daar bewust mee bezig te zijn."

Deze kleine interventies hebben grote impact:

• Hogere gemiddelde besteding door systematische upselling

• Consistente service onafhankelijk van ervaring medewerker

• Meetbare resultaten direct zichtbaar in productiviteitscijfers

Benchmarking binnen ketens

"Als je eigenaar bent van een keten van 20 zaken, dan kun je die gegevens naast elkaar leggen en daar met elkaar van leren en doelstellingen bijstellen," legt John uit.

Voordelen van benchmarking:

• Best practices identificeren en delen

• Afwijkende prestaties snel signaleren

• Gerichte ondersteuning voor underperformers

• Motivatie door transparante vergelijking

ROI van real-time sturing

"Doorgaans zien we dat onze klanten tussen de 5 en 15% aan loonkosten reduceren," rapporteert John. "Als je van 40% terug weet te dringen naar 37%, dan heb je 3-4% loonkostenreductie."

Concrete berekening voor €25.000 weekomzet:

• Jaaromzet: €1.3 miljoen

• 40% loonkosten: €520.000

• 5% reductie: €26.000 besparing per jaar

• 10% reductie: €52.000 besparing per jaar

Implementatie in de praktijk

Voor ondernemers die willen starten met real-time productiviteitssturing adviseert John drie stappen:

Stap 1: Meet waar je nu staat "Wat wij belangrijk vinden is dat we eerst meten. Hoe doe je het nu? Waar sta je nu? Van daaruit kun je een doelstelling maken."

Stap 2: Implementeer koppelingen "Kassa koppelen met personeelsplanning en salarissysteem voor echte kostprijzen per uur."

Stap 3: Train op live bijsturing "Leren wanneer en hoe je moet ingrijpen bij afwijkende productiviteit."

De urgentie van nu beginnen

"Het is heel makkelijk om te vergelijken met vorig jaar," benadrukt John. "Als je vorig jaar 42% had en nu 40%, dan heb je tastbaar dat je het goed doet."

Voor horecaondernemers die nog niet real-time sturen geldt: elke dag vertraging is gemiste besparing. "Kort op de bal spelen, dat is ons motto."

John's kernboodschap: "Van €1000 omzet naar €300 loonkosten is niet alleen een formule, maar een manier van denken. Real-time meten en bijsturen van je personeelsinzet levert direct resultaat op - en in de huidige markt kun je het je niet veroorloven om dat niet te doen."