Van 40% naar 37% loonkosten: Hoe slimme personeelsplanning je marges redt

"Ik zit nog regelmatig aan tafel met bedrijfsleiders en managers die zeggen: 'Ja, we willen op 30% loonkosten gaan plannen,'" vertelt John Heesmans, eigenaar van Rabbit Apps & Software. "Ja, fijn. We kunnen dat voor je instellen. Maar dat is echt niet realistisch. Dat is een opvatting die niet meer van deze tijd is."

Als specialist in workforce management voor de horeca ziet John dagelijks horecaondernemers worstelen met stijgende personeelskosten. Waar tien jaar geleden 30% loonkosten normaal was, zitten veel bedrijven nu rond de 40%. "En als je van die 40% terug weet te dringen naar bijvoorbeeld 37%, dan heb je 3-4% loonkostenreductie. Dan gaat het over veel meer geld dan vijf jaar geleden."

De schrikbarende realiteit: 26% plant nog met Excel

Recente onderzoeksresultaten tonen aan dat 26% van de horecabedrijven nog steeds met papier of Excel hun personeel plant. "Die achterstand is inderdaad groot," bevestigt John. "We registreren dat ook bij potentiële klanten die naar ons op zoek zijn. Dat is vaak inderdaad Excel of soms nog erger - dat er gewoon een pdf of in WhatsApp de planning gedeeld wordt."

Het probleem met Excel, legt John uit, is dat het niet tastbaar is. "Excel praat niet met een medewerker. Als je daar een wijziging in doet, krijgt niemand een bericht. En je hebt geen koppeling met omzetgegevens of echte personeelskosten."

Concrete case: 7% besparing in drie maanden

John deelt een opmerkelijke case uit zijn praktijk: "Een pannenkoekenrestaurant bijvoorbeeld, die hebben heel veel oproepkrachten, wisten heel moeilijk wat de dag zou brengen. Op het moment dat je met historische data een voorspellend vermogen hebt naar de toekomst toe, betekent dat je vanaf dag 1 echt hard gaat snoeien in je personele lasten."

Het resultaat was indrukwekkend: "Deze eigenaar had in het eerste kwartaal met het gebruik van Nostradamus om en nabij 7% loonkosten gereduceerd. Dat is al snel heel veel geld."

Voor een restaurant met €25.000 weekomzet betekent dit:

• 40% loonkosten = €520.000 per jaar aan personeelskosten

• 7% besparing = €36.400 per jaar extra winst

• Maandelijkse besparing: ruim €3.000

Van onderbuikgevoel naar data-gedreven beslissingen

John legt uit hoe moderne personeelsplanning fundamenteel anders werkt: "We koppelen met het salarispakket, wat betekent dat we echt op medewerkerniveau de bruto uurlonen ophalen, dat verhogen tot een tarief per uur - dus echt een kostprijs per uur in het rooster laten zien op medewerkerniveau."

Deze koppeling maakt het mogelijk om real-time te sturen. "Dat maakt dat vanaf dag 1 met die tastbare informatie je heel kort op de bal speelt als het gaat om je personele inzet en dus een rendementsvollere dag weet te creëren al voordat de dag aanbreekt."

Het verschil met traditionele methodes is groot: "Op het moment dat een product wordt aangeslagen op de kassa, is dat het moment dat je productiviteit gemeten wordt. Niet één keer per maand bij de accountant, maar real-time."

SEO Titel: Horeca loonkosten verlagen: 7% besparing in 90 dagen bewezen Meta Beschrijving: Pannenkoekenrestaurant bespaarde 7% loonkosten met slimme personeelsplanning. Software-expert John Heesmans deelt case study + concrete stappen.

Artikel 2: "26% van de horeca plant nog met Excel: Waarom dat je toekomst kost"

Software-expert John Heesmans waarschuwt: "Dat is een kwestie van tijd dat je wordt ingehaald"

"We registreren dat bij potentiële klanten die naar ons op zoek zijn," vertelt John Heesmans van Rabbit Apps & Software. "Dat is vaak inderdaad Excel of soms nog erger - dat er gewoon een pdf of in WhatsApp de planning gedeeld wordt."

Als specialist in personeelsplanning software voor de horeca ziet John dagelijks de gevolgen van achterhaalde planningsmethodes. Uit recent onderzoek blijkt dat maar liefst 26% van de horecabedrijven nog steeds met papier of Excel hun personeel plant - een percentage dat hij "inderdaad groot" noemt.

Het Excel-probleem: meer dan alleen onhandig

"Excel is minder tastbaar als het gaat om gegevens," legt John uit. "Excel praat niet met een medewerker. Als je daar een wijziging in doet, dan krijgt niemand een bericht. En je hebt geen koppeling met omzetgegevens of echte personeelskosten."

Dit gebrek aan integratie heeft concrete gevolgen:

• Geen automatische communicatie bij roosters wijzigingen

• Geen real-time kostprijs per medewerker

• Geen koppeling met omzetgegevens voor productiviteitsmeting

• Handmatige processen die tijd en fouten kosten

De verborgen kosten van Excel-planning

John ziet in zijn praktijk regelmatig de impact van inefficiënte planning: "Als je heel veel dingen op papier doet, dan is dat een kwestie van tijd dat je wordt ingehaald. Je moet meegaan met de tijd."

De concrete schade voor een gemiddeld restaurant:

• Miscommunicatie over diensten en wijzigingen

• Overbezetting door gebrek aan real-time inzicht

• Gemiste besparingen omdat je niet weet wat personeel werkelijk kost

• Medewerkeronvrede door onduidelijke communicatie

Van chaos naar controle: de transformatie

"Vanaf dag 1 met die tastbare informatie speel je heel kort op de bal als het gaat om je personele inzet," beschrijft John het verschil dat moderne systemen maken. "Je creëert een rendementsvollere dag al voordat de dag aanbreekt."

Het verschil is fundamenteel:

Excel-planning:

• Statische spreadsheets zonder real-time data

• Handmatige communicatie over wijzigingen

• Geen inzicht in werkelijke personeelskosten

• Achteraf ontdekken wat het kostte

Moderne personeelsplanning:

• Live koppeling met kassa en salarissysteem

• Automatische notificaties bij wijzigingen

• Real-time kostprijs per medewerker

• Voorspellende analyses voor optimale bezetting

De 24-uur realiteit

"Vorige week had ik een afspraak en ter plekke werd het account ingericht. Die klant ging die dag gelijk aan de slag en de volgende dag was hij operationeel," illustreert John hoe snel de overgang kan plaatsvinden.

Deze snelheid ontkracht een veel gehoord argument: "Het kost een beetje geld, maar je krijgt zoveel tijdswinst voor terug. Daarnaast krijg je ook nog eens duidelijke communicatie en duidelijke data waar je je naar de toekomst toe kunt verrijken en iedere dag weer van leert."

Waarom bedrijven vasthouden aan Excel

John ziet verschillende redenen waarom horecaondernemers Excel blijven gebruiken:

• Onderschatting van de impact: "Ze denken vaak dat dit heel complex en moeilijk is, dat het duur is"

• Vrees voor verandering: Het bekende voelt veiliger dan het onbekende

• Kortetermijndenken: Focus op kosten in plaats van besparingen

"Maar er komt een keer een moment dat je echt voor de willige wordt gegooid en dat je toch die keuze moet gaan maken. En tot die tijd blijf je achterlopen."

De concurrentiedruk neemt toe

"Je moet gewoon meegaan in de digitale wereld," waarschuwt John. "Hou je bezig met AI, met digitalisering. Als je dit niet doet, dan word je aan alle kanten ingehaald. Dan heb je het nakijken bij je concurrent."

Dit is geen theoretische dreiging. John ziet het gebeuren: "Het kan uiteindelijk fataal zijn als je vasthoudt aan het oude. Als je blijft ondernemen van 'we hebben het altijd zo gedaan, dus we blijven het zo doen' - dan kan het uiteindelijk wel eens het einde betekenen."

De eerste stap uit de Excel-val

Voor ondernemers die nu nog vaszitten in Excel-planning heeft John een duidelijk advies: "Laat je even goed voorlichten in wat het je kan bieden. We kunnen dat heel goed beargumenteren tijdens een afspraak."

De implementatie hoeft niet complex te zijn:

1. Structuur aanbrengen: Afdelingen, functies en competenties correct inrichten

2. Data koppelen: Salarissysteem en kassagegevens integreren

3. Team trainen: Medewerkers wegwijs maken in het nieuwe systeem

"In de meeste gevallen hebben we binnen 24 uur het eerste contact en kunnen we binnen enkele weken een planning uitrollen waarbij je binnen enkele weken gewoon gedigitaliseerd bent."

De urgentie van nu

John's boodschap is helder: "26% van de horeca plant nog met Excel. Die achterstand is inderdaad groot." Voor deze ondernemers tikt de klok. Elke dag dat ze vasthouden aan Excel-planning is een dag dat ze concurrentievoordeel weggeven aan modernere collega's.

"Kort op de bal spelen, dat is een beetje ons motto," vat John samen. "En dat kan niet als je met Excel werkt."